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La Digitalización en la PYME

Septiembre, mes de la Digitalización en EXECyL

    Aunque cada vez se ve menos, seguro que todos habéis entrado en despachos en los que las montañas de papeles y las cajas de expedientes definitivos eran el buque insignia y en muchos casos, llegaban a impedir el sentarte o mantener una reunión cómodamente, ¿verdad?

    Sin duda y por suerte para todos, esos tiempos ya quedaron atrás en muchos casos, y para muestra, la transformación digital que ha llevado a cabo nuestro socio V Consulting.

    Nos cuentan su experiencia a continuación, ¡no te lo pierdas!

     

    La Digitalización en la PYME

      El proceso de digitalización en una empresa, como cualquier otro, es imprescindible que venga precedido por la plena convicción de la gerencia de que es necesario y vital para la organización, de modo que, en nuestro caso, lo tuvimos mas que fácil ya que David y Susana, directores de V Consulting, han sido siempre fieles defensores de la política de mesas limpias y amantes declarados del uso de una VPN (red privada virtual) a través de la que trabajar en remoto mucho antes de que el Covid19 llegara a nuestras vidas.

      Desde hace ya cinco años, estamos vinculados a una catedra con la Universidad Politécnica de Madrid en relación a la digitalización de procesos, de modo que, desde el momento en que empezamos a colaborar y participar del Proyecto, iniciamos la digitalización total del despacho.

      Hoy en día, si echamos la vista atrás y analizamos el cambio, los resultados son totalmente satisfactorios:

      • Desde el punto de vista económico y medioambiental, la reducción de gasto en papel ha sido más que importante.
      • Ha sido notable también el incremento de la productividad entre los equipos de trabajo, pues su eficiencia se ha visto multiplicada, sobre todo, teniendo en cuenta la varga de gestión documental que en nuestro ámbito tienen todos los departamentos.
      • La atención a los clientes se ha visto plenamente modificada. El tiempo de respuesta a sus demandas se ha reducido notablemente y la eficiencia en la ejecución se ha multiplicado exponencialmente.
      • También los propios trabajadores se ven más desahogados en su día a día, pues dejan a un lado actividades más o menos rutinarias que quedan automatizadas en procesos determinados, pudiendo dedicar más tiempo a la relación con el cliente o la gestión de un mayor número de cuentas.

       

      La digitalización es una herramienta, no un fin

        Este es el principal aprendizaje que hemos extraído de todo este proceso. Aunque hablemos de que somos un despacho digital y digitalizado, cierto es que el proceso de digitalización no acaba nunca, pues la rapidez con la que continuamente salen al mercado nuevos softwares colaborativos, mejoras de procesos etc., hace que de forma continua tengamos que estar pendientes de todo, y además no solo para nuestro despacho, sino que también para las empresas clientes a las que tenemos que asesorar y acompañar para que sus propios procesos no queden obsoletos.

        Así, consideramos que resulta indispensable que la propia digitalización de la empresa sea entendida en el seno de la organización como cultura de empresa en sí misma, entendiéndose además como un valor para el trabajo del día a día y no como una obligación impuesta.

        Como decíamos, la digitalización no es un fin en sí mismo, es uno de los grandes errores que se comete, y es que de nada sirve digitalizarte si no sabes para que, y es que, en muchas organizaciones, foros, simposios etc. se habla en genérico de la digitalización sin hacerse previamente la gran pregunta que es ¿para qué quiero yo digitalizarme?

        Una vez tengamos clara la respuesta a esa pregunta, necesitaremos ser capaces de definir:

        ¿En qué punto me encuentro? Necesitamos saber de dónde partimos de cara a iniciar el proceso, ser sensatos y saber en qué punto real estamos.

        ¿Con que recursos cuento? No nos engañemos, digitalizar una organización cuesta dinero, y la inversión que se tiene que hacer tiene que ser eso, una inversión real a amortizar, no un gasto. Además de los recursos económicos, debemos saber también qué capacidades hay en la empresa, qué habilidades tiene nuestro personal etc.

        ¿Qué herramientas son las óptimas o las mínimas necesarias para desarrollar mi digitalización?  Cada empresa es un mundo, y las necesidades de cada una serán totalmente distintas, igual que las prioridades, por ello, debemos tener claro con qué contamos y hasta dónde podemos llegar, y por supuesto, en qué orden lo queremos hacer.

        Además, si algo hemos aprendido en nuestra empresa durante estos años, es que hay que ir como la “lluvia fina”, poco a poco. No puedes prohibir de golpe y obligar a cambiar la forma de trabajar de los equipos de forma impositiva. Hay que intentar trabajar con las personas hasta que desarrollen su propio convencimiento de que el cambio es bueno para la organización y para ellos, y solo así, la digitalización de la organización resultará un rotundo éxito.