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La necesidad de la Gestión POR Procesos

Abril: mes de temática libre en EXECyL

 

Arrancamos el mes de abril con la aportación de nuestro compañero David González, socio consultor de Projecta Consulting, con un artículo en el que justifica la necesidad de implantar la gestión por procesos, uno de los mejores sistemas de organización que repercute directamente en la mejora de los índices de productividad, eficiencia y excelencia de nuestras compañías.

¡Tomamos nota!

 

La necesidad de la Gestión POR Procesos

 

Las referencias básicas para la gestión de las organizaciones recogen la necesidad de la gestión POR procesos como un requisito imprescindible para la consecución, entre otros, de dos objetivos ineludibles para cualquier organización:

  • La orientación de su actividad a la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus grupos de interés.
  • El desempeño de su actividad con agilidad.

 

Evidentemente, todas las organizaciones tienen procesos, igual que los seres vivos tienen sus funciones básicas que les permiten sobrevivir. Pero eso no quiere decir que estos procesos se hayan establecido explícitamente y sean conocidos en la organización. De hecho, he de decir que no son muchos los ejemplos que me he encontrado de organizaciones con un esquema de procesos bien definido más allá de los procesos operativos de la cadena de valor. Y muchas menos son las organizaciones que han establecido las relaciones entre sus procesos y de sus procesos con el exterior. Y así es muy complicado cumplir los dos objetivos ineludibles mencionados anteriormente. Y así, por tanto, es muy difícil sobrevivir en un mundo tan competitivo.

 

Despliegue y aplicación

 

Hay múltiples referencias sobre los principios de la gestión POR procesos. También varios lenguajes o métodos de diagramación, adecuados para procesos sencillos o con un alcance limitado. Y, sin embargo, no he encontrado referencias claras para ayudar a las organizaciones a hacer efectiva esa gestión POR procesos, que aborden las dos principales dificultades. Estas son en mi opinión:

1.- Hacer planteamiento holístico de la arquitectura de procesos que radica en la necesidad de hacer el despliegue VERTICAL de los procesos, desde la Misión hasta la instrucción operativa y, simultáneamente, el despliegue HORIZONTAL, en el mismo nivel de detalle, conectando procesos de las diferentes áreas de gestión de la organización.

2.- Poner en marcha la gestión POR procesos que radica en entender que la gestión POR procesos no es la gestión DE procesos.

Una organización que se gestiona a través de su organigrama, por departamentos, negocios y/o servicios, gestionará sus procesos, pero, probablemente, no se gestionará POR procesos.

Para hacer esto, es necesario romper las barreras jerárquicas de la organización y, por tanto, abordarlo como un proyecto de CAMBIO CULTURAL desde dentro de la organización. En este proyecto serán clave aspectos como el apoyo de la alta dirección, la selección y formación adecuada de los equipos de trabajo, la comunicación de objetivos y éxitos conseguidos y su aprovechamiento en la consecución de mejoras concretas e inmediatas para la organización

 

Finalmente, me gustaría comentar algunas de las aplicaciones que hemos podido dar a la arquitectura de procesos que hemos ayudado a desplegar en nuestros clientes:

  • La implantación de líneas estratégicas transversales.
  • El establecimiento e integración de subsistemas de gestión parciales (personas, compras, IT, mantenimiento, proyectos, eco-fin) y globales (calidad, medioambiente, RSC, riesgo, cumplimiento legal).
  • La implantación de sistemas de información para la automatización de procesos (ERP o, más recientemente, BPMS) o para la gestión documental.
  • La definición de una estructura de cuadros de mando jerarquizados.
  • La reorganización de departamentos y funciones.
  • El empoderamiento de mandos intermedios.
  • La evaluación del desempeño cruzada (jerárquica y por proceso).

 

En definitiva, la gestión POR procesos es la piedra angular sobre la que descansa la gestión ágil, la competitividad y, en última instancia, la supervivencia de cualquier organización compleja. Y es tanto más necesaria, cuanto mayor es la organización.