Cerramos hoy la temática del mes de enero, vinculada con la planificación, con la aportación que realiza nuestra amiga y colaboradora habitual Jezabel González, CEO de Vital Innova.
En esta ocasión comparte con todos nosotros cómo planifican y gestionan los proyectos dentro de su compañía.
¡Muchas gracias por vuestra colaboración y generosidad!
Usando Scrumban para gestionar una agencia digital
Vaya por delante que he llegado a la conclusión de que soy “entrópica”. Si no soy disciplinada genero desorden a mi alrededor aunque paradójicamente me encantan la gestión por proyectos y las metodologías ágiles.
Llevo gestionando proyectos de desarrollo de software al menos 15 años y aplicando, en mayor o menor medida, metodologías ágiles desde hace 10. El reto llegó hace 4 años cuando en Vital Innova decidimos dar el salto de ser una consultora tecnológica a una agencia de marketing online, en la que cambiaba radicalmente el tipo de proyectos que gestionábamos ¿se podrían aplicar las metodologías ágiles aplicadas al desarrollo de software a la gestión de proyectos de marketing y estrategia digital?
Actualmente trabajamos con “Scrumban”, una mezcla de Scrum y Kanban que nos permite adaptar lo mejor de ambos métodos para ser más productivos y planificar nuestro trabajo diario. Como soporte informático utilizamos Jira, un potente gestor de proyectos que tenemos adaptado a nuestra particular forma de trabajar.
Qué usamos de scrum
La planificación por sprints (semanalmente en nuestro caso), las reuniones de estado diarias (esto solo para los proyectos de desarrollo, no hemos conseguido hacerlo para todos los proyectos), las entregas de funcionalidades completas por sprint y lo más importante, el compromiso del equipo con las tareas que entre todos decidimos que entran en el sprint.
De esta forma hemos conseguido: no priorizar por la sensación de urgencia (interna o de nuestros clientes), conseguir resultados anticipados, ser más flexibles en la ejecución, gestionar (y mejorar) las expectativas de nuestros clientes y un equipo auto-gestionado (y consecuentemente más motivado).
Así que todos los martes nos reunimos para revisar el trabajo de los últimos siete días y planificar qué vamos a hacer en los próximos siete. Y salvo “catástrofe” procuramos cumplirlo a rajatabla. Si terminamos la tareas que están en el sprint en curso antes de que este acabe, el equipo puede coger alguna tarea del backlog (el “saco” donde están todas las tareas pendientes que no entran en el sprint actual) y seguir trabajando.
Pero… ¿qué pasa con las tareas recurrentes que tiene un proyecto de estrategia digital como pueden ser la gestión de la publicidad online o la gestión de redes sociales? En el primer caso, la gestión de las campañas de publicidad online, se divide en distintas tareas de duración inferior a una semana: lanzamiento, comprobación de objetivos, optimización de presupuesto, etc. y en el segundo caso, simplemente se repite la tarea semanalmente: gestión de redes sociales semana 1, gestión de redes sociales semana 2, etc. De esta forma, cualquier tarea, ya sea puntual o recurrente es susceptible de incluirse en un sprint y de empezar y acabarse en dicho sprint, lo que proporciona un mayor control sobre la ejecución y las posibles desviaciones o riesgos del proyecto.
Qué usamos de Kanban
Tenemos un tablero multiproyecto (en Jira) que nos da una visión global del progreso de la tareas. Básicamente, en nuestro Kanban personalizado las tareas pasan por los siguientes estados: To-do (pendiente), In progress (en progreso), In review (a revisar por un responsable interno), Done (cuando se entrega al cliente). Si hay algún problema con alguna tarea esta pasa a Blocked (bloqueada). Este tipo de bloqueos suelen ser externos: falta contexto, faltan datos del cliente, etc. y son las únicas tareas de las que realmente deben preocuparse nuestros ’products owners’ o jefes de proyecto.
Con este tablero le tomamos el pulso diario a nuestro sprint semanal. Un ejemplo para un proyecto concreto sería el siguiente:
De forma muy resumida esta es nuestra metodología ‘Scrumban’ para la gestión de proyectos de estrategia digital.
Y tú ¿cómo planificas tus proyectos?
